Автор: Елена Загорецкая,
ведущий научный сотрудник отдела документоведения Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения, кандидат исторических наук, старший научный сотрудник
 

Передача-прием и оформление телефонограмм

Телефонограмма — это служебный документ, который содержит информацию, переданную по телефону. Его составляют, если необходимо срочно направить в подведомственное учреждение распоряжение или оповестить адресата о чем-то: о проведении делового совещания, встречи, заседания, консультации; о внезапном изменении в запланированном мероприятии и тому подобное.

Как правило, телефонограмму составляет, оформляет и передает секретарь руководителя или другой работник медицинского учреждения, например, администратор или ресепшионист по поручению руководства.

Оформить телефонограмму можно на:

— общем бланке учреждения здравоохранения;
— специальном бланке телефонограммы (Дополнение 1);
— трафаретном бланке (Дополнение 2);
— чистых листах бумаги формата А5 в одном экземпляре с обязательным воспроизведением таких реквизитов:

• название учреждения здравоохранения;
• название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА);
• дата документа (датой телефонограммы является дата ее передачи);
• регистрационный индекс документа;
• адресат;
• текст документа;
• подпись;
• фамилия и номер телефона исполнителя (человека, который передал документ).

Кроме того, в телефонограмме также указывают фамилию и номер телефона получателя (человека, который принял документ). Подписывает телефонограмму руководитель учреждения здравоохранения или ответственный исполнитель. Если телефонограмму с одинаковым текстом передают нескольким адресатам, то к ней составляют отдельный список адресатов с указанием номеров их телефонов.

Дополнение 1

Срочно сообщите о результатах исследований, полученных Вами в командировке. 

Текст телеграммы должен быть лаконичным, четким, сжатым. При этом желательно, чтобы объем текста не превышал 50 слов. Кроме того, составляя телефонограмму, необходимо избегать слов, которые редко употребляются или сложно произносятся. Буквы в фамилиях, которые плохо воспринимаются на слух, нужно передавать словами. Например, фамилию Бездрабко передают так: «Борис, Елена, Зоя, Дмитрий, Роман, Анна, Борис, Ксения, Ольга».

Дополнение 2

Проведение совещания по вопросам внедрения новых репродуктивных технологий переносится на 14 июня 2011 года. Регистрация участников — с 10:00. Начало совещания — в 11:30.

Главный врач                                  (личная подпись)                      В.Ф. Савельев

Передавая телефонограмму, следует придерживаться такой последовательности:

• представиться и назвать номер своего служебного телефона;
• назвать вид документа;
• продиктовать текст телефонограммы (и убедиться в правильности записи его абонентом);
• назвать должность и фамилию человека, который подписал телефонограмму;
• записать название должности, фамилию человека, который принял телефонограмму, номер его служебного телефона, время передачи-приема.

О передаче-приеме телефонограммы делают соответствующую запись в журнале регистрации телефонограмм, а бланк с текстом телефонограммы подшивают в соответствующее дело. В учреждении здравоохранения с небольшим объемом документооборота телефонограммы не печатают на отдельном бланке или листе бумаги, а сразу записывают от руки в специально заведенном для телефонограмм журнале.

Человек, который принимает телефонограмму, должен полностью повторить (зачитать) ее текст для подтверждения правильности записи. Принятая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и напечатана.

Сразу после оформления принятой телефонограммы ее передают на ознакомление должностному лицу, на имя которого она адресована (как правило, руководителю учреждения здравоохранения или одному из его заместителей).

Рассмотренные руководством телефонограммы подаются согласно резолюциям в соответствующие структурные подразделения на выполнение.

Особенности оформления и передачи факсограмм

Статью в полном объеме читайте в № 4 2011 г. журнала " Медична практика: організаційні та правові аспекти "