Елена Загорецкая,
канд. ист. наук, с.н.с., ведущий научный сотрудник отдела документоведения Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения
 

В начале делопроизводственного года работнику, ответственному за организацию делопроизводства, придется выполнить большой объем очень важной работы, от которой будет зависеть состояние упорядоченности и последующая сохранность документов учреждения здравоохранения. Об этом обстоятельно рассказывает в статье специалист по делопроизводству и архивному делу.

Для работника, ответственного за организацию делопроизводства учреждения здравоохранения, делопроизводственный год ? это период времени, на протяжении которого осуществляется создание, принятие, регистрация и учет управленческих и медицинских документов, некоторых других бумажных и электронных материалов (в частности бланков строгой отчетности, удостоверений, пропусков и тому подобное), выполняются другие технологические процессы и операции (например, документирование оперативных совещаний и заседаний коллегиальных органов, контроль за выполнением документов, выдача печатей и штампов, прием пациентов и других посетителей учреждения, проведение копировальных работ), которые также нуждаются в регистрации и учете.

Начиная делопроизводственный год, ответственное за делопроизводство лицо должно:

– обновить нумерацию во всех делопроизводственных регистрационных и учетных формах (журналах регистрации, книгах учета, картотеках, базах данных);

– сгруппировать в дела документы, законченные (выполненные) в прошлом делопроизводственном году, в соответствии с прошлогодней номенклатурой дел медицинского учреждения;

– прошлогоднюю номенклатуру дел закрыть итоговой записью;

– сведения о фактическом наличии заведенных в медицинском учреждении в прошлом году дел передать работнику, ответственному за архив этого учреждения;

– переходные дела (в т.ч. и по личному составу) отделить от законченных в прошлом году;

– законченные в делопроизводстве дела постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения оформить должным образом и сдать в архив медицинского учреждения;

– отобрать документы (дела) для уничтожения;

– завести новые дела, предусмотренные номенклатурой дел, утвержденной руководителем медицинского учреждения на текущий год;

– тщательным образом пересмотреть действующую в учреждении инструкцию по делопроизводству и в случае необходимости внести в нее изменения, уточнения, дополнения или подготовить проект новой инструкции.

Возобновляем нумерацию в регистрационных формах

Регистрацию всех входящих, исходящих и внутренних документов учреждения здравоохранения осуществляют в пределах одного делопроизводственного года. Поэтому с началом нового делопроизводственного года такую регистрацию обязательно обновляют.

Существует три основных формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная с использованием соответствующей компьютерной программы. Учитывая, что традиционной и самой распространенной формой регистрации документов является журнальная, предлагаем сосредоточить внимание именно на ней.

В последний день делопроизводственного года, который завершается, или в первые дни нового делопроизводственного года следует сделать итоговые записи во всех заведенных журналах, а именно: в каждом журнале после последней регистрационной записи провести сплошную черту, под ней зафиксировать сведения о количестве зарегистрированных в этом журнале документов за год, проставить подпись и дату. Например:

Всего в Журнале зарегистрировано 198 приказов по административно-хозяйственным вопросам, выданных в 2011 году.

Главный администратор                           Дудка М.О.                                                                           Дудка

30 декабря 2011 г.

Регистрацию документов в новом делопроизводственном году следует начать с новой страницы.

Как известно, составляющим или даже единственным элементом регистрационного индекса служебного документа в журнале или другой регистрационной форме (картотеке, базе данных и тому подобное) является порядковый номер в пределах одного делопроизводственного года. Итак, понятно, что начиная с первого рабочего дня нового года регистрационная запись в каждой регистрационной форме, в частности в журнале, должна начинаться с номера 1. Например:

Если во внедренном в прошлом году журнале регистрации определенных видов документов осталось всего несколько чистых страниц, которых явно будет недостаточно для регистрации этих документов на протяжении целого делопроизводственного года, тогда следует начать новый журнал, а старый сдать в архив.

Формируем документы в дела

Законченные в прошлом году документы следует сгруппировать в дела в соответствии с прошлогодней номенклатурой дел учреждения здравоохранения для того, чтобы впоследствии (в зависимости от сроков хранения соответствующих дел) сдать их на длительное или постоянное хранение в архив или уничтожить по окончании определенного временного (до 10 лет включительно) хранения в текущем делопроизводстве (см. Медична практика: організаційні та правові аспекти № 10–11/2011).

Работник, ответственный за делопроизводство, должен соблюдать порядок группировки документов в дела, а именно:

– группировать в дела документы только за один год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные дела;

– помещать в дела только оригиналы документов или в случае их отсутствия заверенные в установленном порядке копии документов, оформленные в соответствии с требованиями действующих нормативных актов;

– не включать в дела постоянного хранения черновики, личные документы работников, размноженные копии документов, а также документы, которые подлежат возврату (со штампом, принадлежащий органу высшего уровня).

Одно дело (том, часть) не должно превышать 250 листов (30–40 мм толщиной).

Также ответственный за делопроизводство должен знать, что:

– протоколы заседаний коллегиальных органов и оперативных совещаний группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы (доклады, справки, проекты решений и тому подобное), которые прилагаются к протоколам, группируют вместе с ними в одном деле. При этом такие документы систематизируют по датам и номерам протоколов, а в середине группы документов, касающиеся одного протокола, по повестке дня заседания. Документы (повестка дня, список приглашений, макет рассадки, перечень лиц, которые выступают, и тому подобное) по организации и проведению заседаний коллегиальных органов формируют в дела отдельно от протоколов;

– поручение органов высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела или по направлениям деятельности учреждения, или по авторам инициативных документов. Небольшое количество таких документов можно формировать в одно дело. Внутри каждого дела поручения систематизируют по датам;

– утвержденные планы, отчеты, сметы группируют в дела отдельно от проектов этих документов;

– письма группируют в дела по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологической последовательности: письмо-ответ идет после инициативного письма.

Закрываем прошлогоднюю номенклатуру дел

В начале нового делопроизводственного года работник, ответственный за делопроизводство учреждения здравоохранения, должен обязательно сделать итоговую запись о категориях и количестве дел, сформированных в этом учреждении в прошлом году, в сводной номенклатуре дел учреждения.

Итоговую запись сведенной номенклатуры дел делают на последнем листе этого документа в форме таблицы, которую заполняют на основании сведений, переданных ответственному за делопроизводство в учреждении здравоохранения, работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях этого учреждения.

Собрав сведения от всех структурных подразделений, работник, ответственный за делопроизводство, составляет и подписывает итоговую запись сводной номенклатуры дел, после чего подает лицу, ответственному за архив учреждения, отчет о фактическом наличии дел, заведенных в учреждении за год, например:

Статью в полном объеме читайте в журнале «Медична практика: організаційні та правові аспекти» № 1/2012 г.