автор: Елена Загорецкая,
канд. ист. наук, старш. наук. сотрудник, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документознавства

Приказ является основным распорядительным документом как для государственного и коммунального учреждения здравоохранения, так и для частного медицинского центра, клиники, лаборатории и тому подобное. В статье рассматриваются требования к подготовке, оформлению и согласованию приказов по основной деятельности учреждения здравоохранения, а также особенности оформления общего приказа двух медицинских учреждений одного уровня

Приказ по основной деятельности учреждения здравоохранения — это распорядительный документ, который издает руководитель учреждения здравоохранения на правах единоначалия на выполнение распорядительных документов и директивных писем организаций высшего уровня или по собственной инициативе или по инициативе структурных подразделений этого учреждения.

Виды приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности в учреждениях здравоохранения издают по вопросам:

— образования, реорганизации, ликвидации, переименовывания, изменения деятельности медицинских учреждений или их структурных подразделений, постоянно действующих и временных коллегиальных органов и комиссий.

Например:
• Приказ о создании репродуктивной клиники;
• Приказ об образовании на базе районной больницы бригады для осуществления санитарно-противоэпидемических мероприятий в сельской местности;
• Приказ о реорганизации сельской врачебной амбулатории в амбулаторию общей практики — семейной медицины;
• Приказ о ликвидации стоматологической клиники и создание ликвидационной комиссии;
• Приказ об изменениях в составе лечебно-консультационной комиссии;
• Приказ о перераспределении обязанностей между руководством клиники;

— утверждение или внесение изменений в уставы, положения, структуру и штатную численность, штатноме расписание, инструкции, правила, планы и тому подобное.

Например:
• Приказ об утверждении устава репродуктивной клиники «Виталина»;
• Приказ о внесении изменений в устав Уманской хозрасчетной стоматологической поликлиники;
• Приказ о внесении изменений в штатное расписание областной клинической больницы;
• Приказ об утверждении типичной номенклатуры дел для сети медицинских учреждений областного и районного подчинения;

— предоставление работникам учреждения здравоохранения определенных прав и полномочий.

Например:
• Приказ о предоставлении заместителю главного врача по медицинской части права подписи документов от имени больницы;
• Приказ о предоставлении главному бухгалтеру полномочий на распоряжение средствами клиники;
• Приказ о возложении на главного инженера ответственности за сооружение нового корпуса на территории больницы;
— отмена предыдущих приказов по основной деятельности учреждения здравоохранения в связи с завершением срока их действия, освобождением или переводом на другую должность ответственных работников и тому подобное,

Например:
• Приказ об отмене приказа главного врача поликлиники от 1 сентября в 2011 г. № 345.

Основания для издания приказов по основной деятельности

Приказы должны строго отвечать действующему законодательству Украины, ни один из них не может противоречить нормативно-правовым актам.

Основаниями для издания приказов в медицинских учреждениях является:

• положение Конституции и законов Украины, постановления и другие акты Верховной Рады Украины и Верховной Рады Автономной Республики Крым, указы и распоряжения Президента Украины, постановления и распоряжения Кабинета Министров Украины и Совета Министров Автономной Республики Крым, приказы Министерства здравоохранения Украины и Министерства здравоохранения Автономной Республики Крым, предписывающие документы других центральных органов государственной власти и государственного управления;
• конкретные поручения Министерства здравоохранения Украины и Министерства здравоохранения Автономной Республики Крым, управлений здравоохранения областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций, других организаций высшего уровня в отрасли здравоохранения;
• осуществление исполнительной и предписывающей деятельности с целью выполнения учреждением здравоохранения возложенных на него заданий и функций;
• потребность в правовой регуляции деятельности медицинского учреждения.

Все предписывающие документы (постановления, решения, поручения, распоряжения, приказы), которые поступают в определенное учреждение здравоохранения от организации высшего уровня, доводятся до подведомственных учреждений, которые принадлежат к сфере управления соответствующего медицинского учреждения, путем издания приказов. Например, центральная районная больница, получив приказ Министерства здравоохранения, содержание которого касается медицинского обслуживания сельского населения, должно выдать свой соответствующий приказ и направить его во все медицинске учреждения районного подчинения, в частности, участковые больницы, сельские врачебные амбулатории и амбулатории общей практики — семейной медицины.

Основные этапы создания приказа

Создание приказа является достаточно сложным процессом, в котором можно выделить несколько последовательных этапов:

1. Определение вопроса (вопросов), по которым планируется выдать приказ.
2. Сбор и анализ информации по определенному вопросу.
3. Подготовка проекта приказа.
4. Согласование проекта приказа.
5. Подписание приказа.
6. Доведение приказа до исполнителей.

Инициировать подготовку приказа может как непосредственно руководитель учреждения здравоохранения, так и любое структурное подразделение. В последнем случае обоснования для необходимости издания приказа должены быть изложены в докладной записке.

Готовит проект приказа структурное подразделение (как правило, его руководитель) или служебное лицо, обязанности которого наибольшим образом касаются содержания приказа. Кроме того, следует отметить, что к подготовке проекта приказа может быть привлечено несколько структурных подразделений.

Первый этап разрабатывания проекта приказа — это определение круга вопросов, которые будут отображены в нем. Дальше изучается сущность определенных вопросов, а также собирается и анализируется информация относительно этих вопросов.

Для того, чтобы изложенные в проекте приказа распоряжения и предложения были конкретными и реальными, отвечали действующему законодательству Украины, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость издания дополнительных документов в связи с неполнотой или недоделыванием этого приказа, проект приказа должен составляться на основании тщательного и всестороннего изучения соответствующих вопросов.

В зависимости от важности управленческого действия, которое планируется сформулировать в приказе, прежде всего следует ознакомиться с законодательными и нормативно-правовыми актами и с предыдущими приказами по этому или по аналогичным вопросам. Изучение законодательных и правительственных документов обеспечит не только правовое основание документа, но и определит его направленность. А пересмотр ранее выданных предписывающих документов по аналогичным вопросам предоставит возможность, в случае необходимости, поставить вопрос об их замене или отмене их отдельных пунктов.

Лишь собрав и проанализировав все необходимые документы и факты, получив полную ясность по предмету изучения, четко определив цель издания приказа, можно приступать к составлению его проекта. При этом основное внимание следует сконцентрировать на формулировке основных положений конкретного решения. Сначала следует сделать это в черновом варианте, потом отредактировать и уточнить в порядке согласования и, наконец, оформить должным образом.

Процедуру составления, согласования и оформления приказов в конкретном учреждении здравоохранения желательно тщательным образом описать в индивидуальной Инструкции по делопроизводству этого учреждения. В ней, в частности, должна излагаться последовательность работ над проектом приказа и требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность (то есть силу) документа. При этом требования к оформлению приказов, изложенные в Инструкции по делопроизводству, должны отвечать положением Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ДСТУ 4163–2003).

Заметим, что к Инструкции по делопроизводству учреждения здравоохранения желательно добавить шаблоны разных видов приказов. Унифицированная форма приказа по основной деятельности приведена в Дополнении 1.

Реквизиты приказа и особенности их оформления

Приказ по основной деятельности следует оформлять на специальном бланке — бланке приказа, на котором согласно ДСТУ 4163–2003 печатным способом предварительно максимально могут быть зафиксированы такие реквизиты:

01 — изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым;
02 — изображение эмблемы или товарного знака (знака обслуживания);
04 — идентификационный код учреждения здравоохранения в Едином государственном реестре предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ);
05 — код формы документа за Государственном классификаторе управленческой документации (ДКУД);
06 — название организации высшего уровня (для подведомственных медицинских учреждений);
07 — название учреждения здравоохранения;
10 — название вида документа (ПРИКАЗ);
14 — место издания приказа.
А также ограничительные отметки для таких реквизитов:
11 — дата издания приказа;
12 — регистрационный индекс приказа;
19 — заглавие к тексту;
20 — отметка о контроле.

Приказ, оформленный на общем бланке учреждения здравоохранения, кроме постоянных реквизитов, зафиксированных в этом бланке, максимально может иметь такие реквизиты:

10 — название вида документа (ПРИКАЗ);
11 — дата документа;
12 — регистрационный индекс документа;
15 — гриф ограничения доступа к документу;
19 — заглавие к тексту документа;
20 — отметка о контроле;
21 — текст документа;
22 — отметка о наличии дополнений или оснований;
23 — подпись;
24 — гриф согласования документа;
25 — визы документа;
27 — отметка о засвидетельствовании копии;
28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 — отметка о выполнении документа и направление его к действию;
30 — отметка о наличии документа в электронной форме (указывают в случае необходимости);
32 — запись о государственной регистрации.

Во время оформления реквизитов приказа и документов, которые добавляются к нему, следует иметь в виду, что:

• изображения эмблемы или товарного знака (знака обслуживания) воспроизводят в основном на бланке приказа учреждения здравоохранения негосударственной формы собственности. На бланке приказа государственного заведения здравоохранения этот реквизит воспроизводят лишь при отсутствии на нем изображение Государственного герба Украины;
• дату приказа проставляют во время его подписания. Дату возможно оформлять как словесно-цифровым, так и цифровым способами;
• регистрационный индекс проставляют вместе с датой в день подписания приказа. Регистрационным индексом приказа является порядковый номер в пределах года в соответствующем журнале регистрации приказов. На каждый вид приказа (по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам, по личному составу) заводят отдельную регистрационную форму;
• гриф ограничения доступа к документу оформляют лишь в приказах, которые содержат конфиденциальную информацию;
• к тексту приказа обязательно составляют заглавие, которое содержит сжатое изложение основного смыслового аспекта содержания документа;
• отметку о контроле проставляют лишь в случае взятия приказа на контроль с целью обеспечения его выполнения в установленный срок;
• если к приказу добавляются таблицы, графика, формы, схемы, инструкции и тому подобное, то их оформляют на отдельных листах как дополнения, а в соответствующих пунктах приказа дают ссылку на настоящие документы. При этом реквизит «Отметка о наличии дополнений» после текста приказа самостоятельно не оформляют;
• приложения к приказу должны быть пронумерованы. На каждом дополнении в верхнем правом углу первого листа делают соответствующую отметку с ссылкой на приказ, его дату и регистрационный индекс;
• гриф согласования документа оформляют в случае внешнего согласования приказа с внешними учреждениями здравоохранения или другими организациями при необходимости в оценке целесообразности издания этого приказа, установлении его соответствия действующему законодательству;
• визы документа оформляют во время внутреннего согласования приказа. Визы проставляют лишь на первом экземпляре приказа, который приобщают к соответствующему делу. Этот реквизит размещают ниже реквизита «Подпись» на лицевой или на обратной стороне последнего листа приказа;
• отметку о засвидетельствовании копии проставляют лишь на копиях приказа для засвидетельствования их соответствия оригинала;
• отметку о выполнении документа и направлении его в дело оформляют после выполнения приказа;
• в приказах, которые подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Украины оставляют свободное место (6 — 10 см) в верхнем правом углу бланка для оформления записи о государственной регистрации.

Образец оформленного приказа по основной деятельности учреждения здравоохранения приведен в Дополнении 2.

Оформление заглавия к тексту приказа

Обязательным реквизитом приказа является заглавие к тексту документа. Он должен содержать сжатое изложение основного смыслового аспекта приказа.

Желательно, чтобы заглавие к тексту приказа было коротким (до 150 печатных знаков). Кроме того, он должен грамматически согласовываться с названием документа, точно передавать содержание текста приказа и отвечать на вопрос «о чем?»

Например: 

Приказ (о чем?) — о создании ликвидационной комиссии

Наличие этого реквизита в приказе облегчает последующую работу с настоящим документом на всех этапах его прохождения: от регистрации до завершения выполнения и направления его в дело.

Заглавие к тексту составляет непосредственный исполнитель приказа, который отвечает за подготовку проекта приказа.

Этот реквизит оформляют без отступления от предела левого края приказа. Чаще всего он состоит из нескольких строк. Максимальная длина одной строки должна составлять 28 печатных знаков.

Например:

О внесении изменений в штатного расписания клиники

Статью в полном объеме читайте в журнале «Медична практика: організаційні та правові аспекти» № 7/2011 г.